9/8/56

การขอสำเนาเวชระเบียน พค.56

 

























สรุปผลงาน การขอสำเนาเวชระเบียน มิย.56










นโยบายและแนวทางปฏิบัติ








ปัญหา OPD Card ล่าช้า เดือน กค.56





ปัญหา OPD Card ล่าช้า เดือน มิย.56












ปัญหา OPD Card ล่าช้า เดือน พค.56


 





18/6/56

ระเบียบปฏิบัติ เรื่อง ระบบเวชระเบียน

โรงพยาบาลราชบุรี
งานเวชระเบียน ฝ่ายสารสนเทศ








ระเบียบปฏิบัติ
เรื่อง ระบบเวชระเบียน
                  สำเนาฉบับที่
                    รหัส SP-IT-













ผู้จัดทำ
ชื่อ-สกุล
ตำแหน่ง

ลายมือชื่อ
นางดวงใจ  ผาโพธิ์
หัวหน้างานเวชระเบียน

ผู้รับรอง
นายกุศล วงศ์โรจน์รัตนา
หัวหน้าฝ่ายสารสนเทศ

ผู้อนุมัติ
นายกุศล วงศ์โรจน์รัตนา
หัวหน้าฝ่ายสารสนเทศ







1.นโยบาย
เพื่อให้การบริการเวชระเบียน มีคุณภาพ ในระยะเวลาที่เหมาะสม

2.วัตถุประสงค์
1.เพื่อประโยชน์ในการดูแลรักษาผู้ป่วย
2.เพื่อเป็นมาตรฐานในการปฏิบัติงาน

3.ขอบข่าย
ให้บริการเวชระเบียน แก่ผู้รับบริการทุกรายที่มารับบริการที่โรงพยาบาลราชบุรี

4.คำนิยามศัพท์
เวชระเบียน หมายถึง การรวบรวมข้อเท็จจริงเกี่ยวกับสุขภาพของผู้ป่วยและประวัติสุขภาพรวมถึงประวัติการเจ็บป่วยในอดีตและในปัจจุบันและการรักษาซึ่งจดบันทึกไว้โดยแพทย์ผู้ดูแล เวชระเบียนจะต้องบันทึกตามเวลาที่ศึกษาดูแลผู้ป่วย และควรจะต้องมีข้อมูลที่เพียงพอที่จะต้องบอกให้ทราบถึงการพิเคราะห์โรค และการดูแลรักษาโรคได้ และต้องเป็นเอกสารที่ถูกต้องครบถ้วน
ผู้รับบริการ หมายถึง บุคคลที่มีความต้องการรับบริการ ที่โรงพยาบาลราชบุรี
ผู้ให้บริการ หมายถึง บุคคลที่มีหน้าที่ปฏิบัติงานให้การบริการ ทั้งที่ต้องติดต่อสัมพันธ์กับผู้รับบริการโดยตรงและผู้ที่ไม่ได้ติดต่อกับผู้รับบริการโดยตรง ในที่นี้หมายถึง เจ้าหน้าที่งานเวชระเบียน ทั้งหมด
ผู้ป่วยใหม่ หมายถึง ผู้ที่มารับบริการหรือตรวจรักษาจากโรงพยาบาลราชบุรีเป็นครั้งแรก ผู้ป่วยจะทำการลงทะเบียนผู้ป่วยนอกที่ห้องบัตรเพื่อทำการส่งตรวจตามแผนกต่างๆ  ที่ผู้ป่วยมารับบริการในโปรแกรม HOSxP
ผู้ป่วยเก่า หมายถึง ผู้ที่มารับบริการหรือตรวจรักษาจากโรงพยาบาลราชบุรีเป็นครั้ง 2 เป็นต้นไป ผู้ป่วยจะทำการลงทะเบียนผู้ป่วยนอกที่ห้องบัตร เพื่อทำการส่งตรวจตามแผนกต่างๆ ที่ผู้มารับบริการในโปรแกรม HOSxP และทำการค้น OPD Card บัตรตรวจโรคตามเลข HN และทำการส่งตรวจที่แผนกการรักษา

ผู้ป่วยนัด หมายถึง ผู้ที่มารับบริการหรือตรวจรักษาจากโรงพยาบาลราชบุรีตามที่แพทย์ทำการนัดตรวจ ผู้ป่วยไม่ต้องมาลงทะเบียนที่ห้องบัตร ผู้ป่วยสามารถไปทำการตรวจได้ตามวันที่มาตรวจตามแผนกที่นัดทำการตรวจรักษาได้ทันที

ผู้ป่วยนอก Out-patient หมายถึงผู้ป่วยที่มารับการตรวจรักษาที่โรงพยาบาล แพทย์ตรวจรักษาเสร็จก็ให้ยากลับไปกินที่บ้าน ไม่ได้รับตัวไว้รักษาในหอผู้ป่วย

ผู้ป่วยใน In-patient หมายถึงผู้ป่วยที่รับตัวไว้รักษาในโรงพยาบาล


5.ความรับผิดชอบ
1.       หัวหน้างานเวชระเบียน มีหน้าที่ควบคุม ดูแลการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่ในงาน
เวชระเบียน
2.   นักสถิติ/เจ้าหน้าที่เวชสถิติ/เจ้าพนักงานสถิติ มีหน้าที่ออกรหัสโรคและช่วยหัวหน้างานควบคุม ดูแลการปฏิบัติงานภายในแผนกเวชระเบียน
3.   เจ้าพนักงานสถิติ (ลูกจ้างชั่วคราวตามวุฒิ)/พนักงานผู้ช่วยเหลือคนไข้/พนักงานบัตรรายงานโรค/พนักงานธุรการ ฯลฯ) มีหน้าที่ปฏิบัติงานตามที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้างานเวชระเบียน

6.ขั้นตอนการปฏิบัติ
การจัดทำประวัติผู้ป่วย เป็นการบันทึกเกี่ยวกับข้อมูลผู้ป่วย ข้อมูลสุขภาพทั่วไป ข้อมูลญาติผู้ที่ให้ติดต่อได้การคัดกรองเบื้องต้น รวมถึงข้อมูลสิทธิการรักษา ทั้งนี้จะต้องมีข้อมูลสุขภาพทั่วไปประกอบด้วยรายละเอียดต่างๆดังนี้

ก.  ข้อมูลผู้ป่วย : ชื่อ นามสกุล HN อายุ เพศ วัน เดือน ปี เกิด เลขที่บัตรประจำตัวประชาชน ที่อยู่ปัจจุบัน 

ข.  ข้อมูลญาติผู้ที่ให้ติดต่อได้ : ชื่อ-สกุล บุคคลที่กำหนดให้ติดต่อระบุความสัมพันธ์กับผู้ป่วย ที่อยู่ที่ติดต่อได้หมายเลขโทรศัพท์

ค.  ข้อมูลสุขภาพทั่วไป : การแพ้ยา หมู่เลือด ข้อมูลโรคประจำตัว (โรคเรื้อรังข้อมูลการเสพสารเสพติดบุหรี่ สุรา

ง.   ข้อมูลสิทธิการรักษา : มีการปรับปรุงข้อมูลให้ถูกต้องเป็นปัจจุบันพร้อมระบุวัน/เดือนปี ทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนสิทธิ

จ.  ข้อมูลหน่วยบริการ : ชื่อหน่วยบริการวัน เดือน ปี ที่มารับบริการครั้งแรก

การจัดทำเวชระเบียนผู้ป่วยนอก
ผู้รับบริการ      
1.รับบัตรคิว ณ จุดแจกคิว
2.ลงทะเบียนส่งตรวจที่เคาน์เตอร์ห้องบัตรได้ทุกช่องช่องบริการ ตามลำดับคิว
เจ้าหน้าที่เวชระเบียน 
1.รับเอกสารหลักฐานแสดงตัวผู้ป่วย (บัตรประจำตัวประชาชน /สำเนาทะเบียนบ้านสำหรับเด็กอายุ 0-12 ปี/หนังสือส่งตัวจากสถานพยาบาลที่ส่งตัว ) ตามลำดับบัตรคิว
2.ตรวจสอบสิทธิการรักษาพยาบาลจาก Website
                      http://ucsearch.nhso.go.th/ucsearch/index.jsp
                      http://info.rajburi.org/rbhosp/gen_cscdmem_pid.php
3.บันทึกข้อมูลผู้รับบริการ ลงในระบบคอมพิวเตอร์ให้ครบถ้วนสมบูรณ์
4.สั่งพิมพ์ใบ OPD Card และพิมพ์ใบสั่งยา
5.บันทึกหมายเลขห้องตรวจลงในบัตรคิวทั้งสองส่วน บัตรคิวจะแบ่งออกเป็น 2 ส่วน
              ส่วนที่ 1  ส่วนบนบัตรคิวแนบติดบัตร OPD Card
              ส่วนที่ 2 ส่วนล่างบัตรคิวแนบติดไปกับใบสั่งยา และส่งคืนให้ผู้รับบริการ
หมายเหตุ   กรณีผู้ป่วยเก่าที่ไม่ได้มารับการรักษาต่อเนื่องเกิน 5 ปี ต้องพิมพ์ OPD Card ใหม่ แต่ใช้หมายเลข HN เดิม

การค้นเวชระเบียนผู้ป่วยนอก
-จัดลำดับการค้นประวัติ โดยเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบ
-นำใบค้นไปสืบค้น OPD Card ตามเลขที่ HN ของผู้รับบริการ ซึ่งจัดเก็บ จัดเรียงแบบ Terminal Digit Filling System
-กรณีค้นประวัติไม่พบให้เจ้าหน้าที่ตรวจสอบการไหลเวียนของเวชระเบียนได้จาก
1.จากการบันทึกประวัติการรักษาของผู้ป่วยเดิมโดยใช้โปรแกรม HOSxP ค้นหา
          2.จากโปรแกรมการคืนเวชระเบียนที่โปรแกรมการคืน ที่ได้ทำการส่ง OPD Card มาที่ห้องบัตร ในการค้นหา
          3.จัด จนท.ค้นบัตร รอบ 2  ตรวจสอบว่า เก็บผิดที่หรือไม่ โดยดูในระบบคอมพิวเตอร์ละที่ชั้นเก็บเพิ่มเติม
          4.ถ้าไม่พบข้อมูลจาก 1 และ 2 ให้โทรติดตามทวงคืน OPD Card แผนกที่ทำการส่งตรวจรักษาครั้งก่อน
          5.กรณีค้นไม่พบ 1, 2 และ 3 จำเป็นต้องออกใบแทน

 เกณฑ์การออกใบแทน
      เวชระเบียนผู้ป่วยถือว่าเป็นเอกสารที่สำคัญอย่างยิ่งในการประกอบการรักษาพยาบาลผู้ป่วยดังนั้น จึงจำเป็นที่จะต้องค้นหาเวชระเบียนฉบับเก่าให้พบทุกครั้งที่ผู้ป่วยหรือแพทย์ต้องการใช้ แต่ในบางครั้งอาจไม่สามารถจะค้นพบได้ จึงจำเป็นต้องออกเอกสารแทนฉบับจริง (ใบแทน) ไปก่อนเพื่อให้ผู้ป่วยได้รับการตรวจรักษาได้ทันเวลา โดยสามารถออกใบแทนได้ตามเงื่อนไขต่อไปนี้
            1.กรณีผู้ป่วยรายเก่าที่ค้นประวัติไม่พบ
            2.กรณีผู้ป่วยเคยนอนรักษาในโรงพยาบาลแล้ว ทางหอผู้ป่วยยังไม่ส่งคืนประวัติมาที่งาน
เวชระเบียน เจ้าหน้าที่เวชระเบียนจะต้องติดตามประวัติที่หอผู้ป่วย ทำให้ผู้ป่วยต้องรอนาน จนท.เวชระเบียนจะออกใบแทนให้ผู้ป่วยรับการรักษาที่ห้องตรวจก่อน เมื่อค้นประวัติเก่าพบแล้วจึงจะนำไปส่งมอบให้ที่ห้องตรวจและจะรวมประวัติเข้ากับใบแทนที่ออกไปให้ด้วย
            3. กรณีมีผู้ยืมประวัติผู้ป่วยไปจากงานเวชระเบียน แล้วไม่สามารถติดตามประวัติได้ในเวลาที่ผู้ป่วยมาใช้บริการ





ผู้ป่วยระบบนัด
          กรณีที่มาตรงตามนัด  ประวัติการรักษาพยาบาล OPD Card จะได้รับการค้นประวัติไว้ล่วงหน้าที่แผนกที่นัด ผู้มารับบริการสามารถติดต่อเจ้าหน้าที่ที่แผนกที่ตัดตามที่ระบุในใบนัดได้ทันทีโดยไม่ต้องไปติดต่อที่ห้องบัตร
          กรณีที่มาไม่ตรงตามนัด  จะต้องทำตามขั้นตอนเหมือนผู้ป่วยเก่า

การค้น OPD Card ผู้ป่วยระบบนัด
จะทำการค้นล่วงหน้า 1-3 วัน เจ้าหน้าที่ห้องตรวจจะส่งรายชื่อ, HN ให้ห้องบัตรล่วงหน้า 3 วัน
1.       เจ้าหน้าที่ที่ได้รับผิดชอบในการค้นบัตรทำการค้นบัตรให้ครบตาม  HN  ที่ได้รับมา
2.       เมื่อค้นแฟ้มเวชระเบียนเสร็จแล้ว  ให้บันทึกในโปรแกรมHOSxP  :ตรวจสอบสิทธิ ส่งตรวจตามแผนก พิมพ์ใบสั่งยา  โดยเจ้าหน้าที่ที่ได้รับผิดชอบ
3.       เมื่อบันทึกในโปรแกรมHOSxP  แล้ว ให้แยกแฟ้มแต่ละแผนกไว้เพื่อรอเจ้าหน้าที่ห้องตรวจมารับ

การต่อบัตรตรวจโรค
การบันทึกและพิมพ์บัตรโดยเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบ แบ่งเป็น
1.  กรณีใช้คอมพิวเตอร์ บันทึก HN ค้นหาข้อมูลผู้ป่วย ในโปรแกรมพิมพ์บัตรตรวจโรคแทน ค้นข้อมูลผู้ป่วยขึ้นแล้ว สั่งพิมพ์แล้วนำไปเย็บติดกับแผ่น OPD Card
2.  กรณีไม่ใช้คอมพิวเตอร์ (เนื่องจากคอมพิวเตอร์ใช้งานไม่ได้ หรือไฟฟ้าดับ)
เขียนชื่อ – นามสกุล ผู้ป่วย อายุ HN วันที่ ด้วยตัวบรรจง ลงในแผ่นต่อบัตร OPD Card   แล้วเย็บติดกับ OPD Card

การลงทะเบียนเบอร์คิว (Check Out OPD Card)
          การลงทะเบียนเบอร์คิว เป็นการแสดงถึงการยืนยันว่า OPD Card นั้น ได้ถูกส่งไปยังห้องตรวจแล้วหลังจากที่ทำการลงทะเบียนเบอร์คิวโดยเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบ
ขั้นตอนการปฏิบัติการลงทะเบียนเบอร์คิว (Check Out OPD Card)
1.   นำ OPD Card ที่ค้นเสร็จมาตรวจสอบความถูกต้อง โดยบันทึกข้อมูลลงในสมุดลงทะเบียนการบริการผู้ป่วยนอกของงานเวชระเบียนโดยคัดแยกตามห้องตรวจ
          2.  จัดส่ง OPD Card ตามห้องตรวจตามที่ระบุในบัตรคิว

การคัดแยกบัตรส่งตามห้องตรวจ
          1.เมื่อเจ้าหน้าที่ฯ ค้น OPD Card ,ต่อบัตรตรวจโรคและลงทะเบียนเบอร์คิวเรียบร้อย
          2.เจ้าหน้าที่ฯ จะจัดแยกตามแผนกตรวจ ตามที่ระบุในเบอร์คิว
          3.เจ้าหน้าที่ฯ จัดส่งที่หน่วยตรวจโรค



การรับคืนเวชระเบียนผู้ป่วยนอก (Check In)
หลังจากตรวจเสร็จจะมีเจ้าหน้าที่นำ OPD Card มาส่งห้องบัตรแต่ละวัน มีเจ้าหน้าที่รับ OPD Card เพื่อทำการรับ-คืน ซึ่งจะมีวิธีปฏิบัติ 3 วิธี ดังนี้
1.       การเซ็นรับในสมุด
2.       การบันทึกการรับคืน ลงโปรแกรม HOSxP

การให้รหัสโรคผู้ป่วยนอกและบันทึกลงโปรแกรม
วิธีปฏิบัติการให้รหัสโรคผู้ป่วยนอก
1.   นำ OPD Card ที่ทำการสรุปวินิจฉัยโรคแล้ว
2.   ให้รหัสตามการวินิจฉัยของแพทย์ ตามหลักการให้รหัส ICD – 10 และ ICD – 9 – CM
3.   บันทึกรหัสโรคลงในคอมพิวเตอร์ โปรแกรม HOSxP

การจัดเก็บเวชระเบียนผู้ป่วยนอก
1,เมื่อผู้ป่วยตรวจรักษา เสร็จเรียบร้อยแล้ว แฟ้มเวชระเบียนจะถูกจัดส่งมาที่หน่วยเวชระเบียนผู้ป่วยนอก(ห้องบัตร)
2.จนทฯ จะลงทะเบียน รับคืนเวชระเบียนผู้ป่วยนอก (Check In) ,ให้รหัสโรคผู้ป่วยนอกและบันทึกลงโปรแกรม HOSxP
3.จนทฯ จะคัดแยกเวชระเบียนผู้ป่วยนอก ตามหมายเลข HN
4.จนทฯ จะจัดเก็บเวชระเบียนผู้ป่วยนอก โดยแบ่งการจัดเก็บตามเลขท้ายของ HN  ดังนี้
จนทฯ คนที่ 1 จัดเก็บเลข 00-19
จนทฯ คนที่ 2 จัดเก็บเลข 20-39
จนทฯ คนที่ 3 จัดเก็บเลข 40-59
จนทฯ คนที่ 4 จัดเก็บเลข 60-79
จนทฯ คนที่ 5 จัดเก็บเลข 80-99
การจัดเก็บ ให้รับผิดชอบ OPD Card ที่ส่งคืนจากหน่วยตรวจภายใน 17.00 น.และจัดเก็บให้แล้วเสร็จภายในเวลา 20.30 น.

ระบบการจัดเก็บเวชระเบียน
ระบบการจัดเก็บแบบ Decentralized Filing System คือ การเก็บเวชระเบียนผู้ป่วยใน และเวชระเบียนผู้ป่วยนอก แยกจากกันโดยเก็บไว้คนละที่เมื่อผู้ป่วยมาตรวจที่ OPD เวชระเบียน ก็จะจัดทำที่ OPD แล้วเก็บที่ OPD และถ้าผู้ป่วยต้องการ Admit จะจัดทำเวชระเบียนผู้ป่วยใน และจะเก็บที่หน่วยเวชระเบียนผู้ป่วยใน แต่หากผู้ป่วยคนเดียวกัน มาตรวจที่ OPDใหม่อีก ด้วยโรคอะไรก็ตามก็จะจัดทำเวชระเบียนที่ OPD ไม่ได้รวมกับเวชระเบียนผู้ป่วยใน วิธีนี้ทำได้สะดวกและรวดเร็ว
ระบบการจัดเก็บแบบ  Decentralized Unit Filing System  คือ การเก็บเวชระเบียนตามเลขที่ทั่วไป ซึ่งเป็นการให้เลขที่ครั้งเดียวแล้วใช้ตลอดไปเวชระเบียนจึงเก็บอยู่ในที่เดียวกันทั้งหมดโดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น นายยศศักดิ์ มาครั้งแรกได้เลขที่ 093484 ต่อมาจะใช้เลขนี้ทุกครั้ง เวชระเบียนก็จะเก็บที่หมายเลขนั้น แต่เมื่อนายยศศักดิ์ เป็นผู้ป่วยในเวชระเบียนผู้ป่วยในจะแยกเก็บจากเวชระเบียนผู้ป่วยนอก
การเรียงเลขที่ตัวท้าย Terminal digit or reverse numerical filing คือการจัดเก็บเวชระเบียนโดยเรียงตามเลขท้ายเพื่อให้เกิดง่ายต่อการปฏิบัติ รวดเร็วและถูกต้อง (Simpie, Speed and accuracy) เป็นการช่วยลดการเรียงเข้าที่ผิดได้อย่างมาก เพราะจะพบกับปัญหาการสลับที่ของตัวเลข เช่น 38 เป็น 83 มักจะเกิดขึ้นบ่อยครั้งในการปฏิบัติงาน ซึ่งวิธีนี้เจ้าหน้าที่จัดเก็บ จะเรียงเพียงเลข 2 หลักท้ายเท่านั้นซึ่งสามารถลดความผิดพลาดของการเก็บเวชระเบียน การจัดเก็บเวชระเบียนแบบ Terminal Digit Filing System จะแบ่งตัวเลขเป็น 3 กลุ่ม โดยเรียงจากเลขข้างท้ายไปข้างหน้า

XX                XX            XX                        XX
               









การแก้ไขข้อมูลในเวชระเบียน
ข้อมูลในเวชระเบียนมีความสำคัญต่อการเป็นหลักฐานทากฎหมาย ดังนั้นจึงไม่ควรมีการเปลี่ยนแปลงแก้ไขข้อมูล หากจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงแก้ไขให้ปฏิบัติดังนี้
1.       ให้ขีดฆ่าข้อความที่ต้องการแก้ไข (ห้ามใช้น้ำยาลบคำผิด)
2.       เขียนข้อความใหม่ในที่ว่างเปล่าที่มีบริเวณใกล้เคียง
3.       ลงชื่อผู้แก้ไขพร้อม วัน/เดือน/ปี  เวลาที่แก้ไข












ระบบงานเวชระเบียนผู้ป่วยใน

การบันทึกการรับคืนเวชระเบียน (หลังจำหน่าย)
เมื่อจำหน่ายผู้ป่วยแล้ว แฟ้มเวชระเบียนจะถูกรวบรวมส่งมาที่หน่วยเวชระเบียนผู้ป่วยใน ตรวจสอบแฟ้มเวชระเบียนที่ได้รับกลับคืนกับใบส่งคืนว่า ข้อมูลตรงกันหรือไม่ เซ็นต์รับคืน นำเวชระเบียนที่ผ่านการตรวจรับแล้ว มาบันทึกลงคอมพิวเตอร์โดยบันทึกในโปรแกรมHOSxP

การให้รหัสโรค/รหัสผ่าตัด
          เจ้าหน้าที่เวชสถิติจะทำการให้รหัสโรค และรหัสผ่าตัด/หัตถการ โดยใช้การให้รหัสของหนังสือ ICD - 10 TM และ ICD - 9 CM เพื่อใช้ในการให้รหัส และรหัสโรค และรหัสผ่าตัด/หัตถการ ยังสามารถนำรหัสมาคิดค่า DRG และใช้ในการเรียกเก็บเงิน เป็นข้อมูลเพื่อใช้ในการจัดทำสถิติรายงานต่างๆ    
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  
 การบันทึกรหัสโรคลงโปรแกรมคอมพิวเตอร์
1.       รับเวชระเบียนที่ผ่านการให้รหัสโรคเรียบร้อยแล้ว
2.       เปิด คอมพิวเตอร์ ใช้ โปรแกรม HOS xP เข้าระบบผู้ป่วยใน เข้ารายการบันทึกรหัสโรค
3.       เข้าไปที่การวินิจฉัยการให้รหัสโรคและหัตถการ
4.       เข้าไปที่บันทึก HN หรือ AN เพื่อทำการค้นหาข้อมูลผู้ป่วย
5.       บันทึกรหัสโรค และ รหัสหัตถการ
- รหัสแพทย์
-    รหัสโรค ตามลำดับ

การจัดเก็บเวชระเบียนผู้ป่วยใน
1.       รับเวชระเบียนผู้ป่วยในที่ผ่านการลงทะเบียนรับคืน การจัดรูปเล่ม การให้รหัสโรคและผ่านการ Scan เรียบร้อยแล้ว
2.       นำมาใส่แฟ้มเวชระเบียนที่จำหน่ายแต่ละ AN มารวมไว้กับหมายเลข HN เดียวกัน
3.       จัดเก็บเข้าชั้นเรียงเวชระเบียนที่จัดเรียงตัวเลขของชั้นเก็บ 00-99
4.       จัดเก็บวิธีเดียวกับ OPD Card แต่นำทุก AN ที่ Admit มาจัดเก็บในแฟ้มเดียวกัน

การยืมเวชระเบียน (กรณีรักษาต่อเนื่อง)
1.       ผู้ยืมกรอกรายละเอียดในแบบฟอร์มการยืม
2.       ผู้ยืมกรอกรายละเอียดในสมุดยืมเวชระเบียน
3.       นำเอกสาร มาค้นเวชระเบียนในชั้นเก็บเวชระเบียนที่จัดเรียงโดยระบบ Terminal digit
4.       เมื่อค้นพบเวชระเบียน ให้ดึงเวชระเบียนออกจากปกเวชระเบียน
5.       นำเอกสาร เย็บติดที่ปกเวชระเบียน จัดเก็บไว้ที่เดิม
6.       นำเวชระเบียนที่ค้นพบบันทึกลง Computer ใน Program ยืม-คืน เวชระเบียน
7.       ส่งมอบเวชระเบียนให้ผู้ยืม

การคืนเวชระเบียน (กรณีรักษาต่อเนื่อง)
1.       เมื่อผู้ยืมนำเวชระเบียนมาคืน ให้ผู้ยืมกรอกรายละเอียดในสมุดคืนเวชระเบียน
2.       เจ้าหน้าที่งานเวชระเบียนเซ็นชื่อรับคืนเวชระเบียนในสมุดคืนเวชระเบียน
3.       นำเวชระเบียนที่รับคืนมาบันทึกลง  Computer  ในโปรแกรมยืม - คืน เวชระเบียน
4.       นำเวชระเบียนดังกล่าวส่งหน่วยจัดเก็บเวชระเบียน

การค้นเวชระเบียนที่ยืม
1.       นำใบยืมมาค้นข้อมูลในฐานโปรแกรมเพื่อตรวจสอบสถานะแฟ้มว่าอยู่ที่ใด ถูกยืมไปหรือไม่หรือบันทึกรับคืนวันใด บันทึกรหัสโรคหรือยัง
2.       ตรวจสอบ HN, AN ของเวชระเบียนที่ต้องการ โดยการตรวจสอบจากโปรแกรมการจำหน่ายผู้ป่วยใน
3.       เมื่อพบข้อมูล ให้นำใบยืมไปค้นหาตามหมาย HN และตามระบบการจัดเก็บเวชระเบียน
4.       เมื่อได้เวชระเบียนที่ต้องการออกมาจากแฟ้มแล้ว ให้เย็บใบยืมติดไว้เป็นหลักฐานการยืมเป็นระบบการ แทนการ CHECK  IN – CHECK OUT
5.       สืบค้นเวชระเบียนที่ต้องการในชั้นเก็บเวชระเบียนที่จัดเก็บโดยระบบ Terminal
6.       นำเวชระเบียนที่ค้นได้ มาบันทึกข้อมูลการยืมเวชระเบียนลง Computer โดยใช้โปรแกรม ยืม – คืน เวชระเบียน
7.       โทรแจ้งหน่วยงานที่ต้องการยืมเวชระเบียน มารับเวชระเบียนที่ต้องการ
CHECK IN – CHECK OUT

แบบควบคุมการยืมเวชระเบียนผู้ป่วยใน                                              เอกสารหมายเลข 1   
วันที่ยืม
ผู้ยืม
แผนก
โทรศัพท์
ชื่อผู้ป่วย
AN
HN








แบบควบคุมการยืมเวชระเบียนผู้ป่วยใน

การควบคุมการยืมเวชระเบียนผู้ป่วยใน
จะใช้โปรแกรม HOSxP ในการตรวจสอบลงทะเบียน และยังเป็นการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่ ที่ทำการควบคุมการยืม คืนเวชระเบียนผู้ป่วยใน เพื่อใช้เก็บข้อมูลช่วยในการตรวจสอบ การไหลเวียนในระบบงานเวชระเบียน เป็นการยืนยันถึงสถานะของเวชระเบียน ที่ถูกยืมไปจากชั้นที่ทำการจัดเก็บ







การทำลายเวชระเบียน
ขั้นตอนการทำลายเอกสาร (ดำเนินการร่วมกับงานธุรการ)
1. สำรวจเอกสารที่จะทำลาย
2. จัดทำบัญชีขอทำลายให้ส่วนราชการจัดทำบัญชีขอทำลาย
3. การแจ้งผลการสำรวจ
4. แต่งตั้งคณะกรรมการทำลายโดยคณะกรรมการ
5. การพิจารณาของคณะกรรมการทำลายคณะกรรมการทำลาย
6. การพิจารณาสั่งการของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรม หรือผู้ว่าราชการจังหวัด  
7. ผลการพิจารณาของหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร หอจดหมายเหตุแห่งชาติ 
8.  การส่งมอบเอกสารขอสงวนให้ส่วนราชการจัดส่งเอกสารที่หอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร
9.  การแจ้งผลการตรวจรับเอกสารของหอจดหมายเหตุแห่งชาติ
10. การทำลายเอกสาร ให้ส่วนราชการดำเนินการทำลายเอกสารส่วนที่เหลือได้ โดยปฏิบัติตามระเบียบ
11. รายงานผลการทำลายเอกสารให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกรม หรือผู้ว่าราชการจังหวัดทราบ

7.เครื่องชี้วัด
1. ระยะเวลารอบัตรใหม่เฉลี่ย ต่ำกว่า 15 นาที
2. ระยะเวลารอบัตรเก่า เฉลี่ย ต่ำกว่า 30 นาที
3.ความพึงพอใจของผู้รับบริการ มากกว่าร้อยละ 80
4.

8.เอกสารอ้างอิง